Obserwuj nas na:

Regulamin Udziału Firm

XLVII KONGRES NAUKOWY PTU – REGULAMIN UDZIAŁU DLA FIRM

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują wszystkie Firmy biorące udział w XLVII Kongresie Naukowym PTU, który odbędzie się w Katowicach, w dniach 19-21 czerwca 2017 (Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach, pl. Sławika i Antalla 1, 40-005 Katowice).
  2. Wybrane przepisy niniejszego Regulaminu, w szczególności przepisy porządkowe oraz dotyczące bezpieczeństwa, obowiązują również firmy pracujące na zlecenie Wystawców kongresu (np. firmy zewnętrzne budujące stoiska, dostarczające sprzęt na stoiska, obsługujące stoiska). Za działania tych firm Wystawca odpowiada jak za działania własne.
  3. Firma pragnąca wziąć udział w kongresie jest zobowiązana do wypełnienia, opieczętowania i podpisania przez osobę upoważnioną do reprezentowania Firmy druku „Oświadczenia”, stanowiącego załącznik do niniejszego regulaminu. (Pobierz Regulamin i Oświadczenie)
  4. Załącznik, o którym mowa powyżej, należy odesłać do Biura PTU wraz z podpisanym Regulaminem w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od otrzymania loginu i hasła dostępu do strony internetowej kongresu (niezbędnych do zgłoszenia uczestnictwa i rezerwacji świadczeń dodatkowych). W przeciwnym razie wszelkie zgłoszenia i rezerwacje będą nieważne, a administrator sieci usunie je z systemu.
  5. W sprawach związanych z udziałem firm w kongresie należy kontaktować się z dyrektorem Biura PTU, Iwoną Sribniak (tel. 22 845 69 18, kongresptu@ptu.net.pl).

II. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA
W KONGRESIE / REJESTRACJA PRZEDSATWICIELI

  1. Rejestracja przedstawicieli oraz gości Firm jako uczestników zjazdu odbywa się wyłącznie za pośrednictwem strony internetowej kongresu. Inne formy zgłoszenia nie będą akceptowane. Adres panelu dla firm: kongres2017.pturol.org.pl/company
    Przewidywany termin uruchomienia strony internetowej - 1 lutego 2017 r.
  2. Dostęp do ww. panelu dla firm będzie możliwy po otrzymaniu z Biura Kongresowego PTU indywidualnego (innego dla każdej Firmy) loginu i hasła dostępu.

III. PRZEPISY PORZĄDKOWE / BEZPIECZEŃSTWO EKSPONATÓW

  1. Wszyscy uczestnicy kongresu są zobowiązani do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych i porządkowych ustalonych przez gospodarza obiektu.
  2. Montaż stoisk będzie możliwy 18 czerwca 2017 zgodnie z opracowanym przez Biuro Kongresowe PTU szczegółowym planem montażu. W szczególnych przypadkach (wykupiona duża powierzchnia wystawowa) organizator kongresu umożliwi wcześniejsze wejście do obiektu.
  3. Demontaż stoisk będzie można rozpocząć w ostatnim dniu kongresu (21 czerwca) wyłącznie po zakończeniu obrad.
  4. Wystawcy są zobowiązani do sprzątania stoisk we własnym zakresie. Organizator kongresu zapewni dostęp do pojemników na odpady.
  5. Budowa stoisk oraz montaż urządzeń powinny być przeprowadzane i zakończone w sposób niezagrażający bezpieczeństwu i porządkowi publicznemu, w szczególności zdrowiu i życiu osób przebywających na terenie hotelu.
  6. Prace związane z budową stoiska (malowanie, przycinanie, szlifowanie) powinny być ograniczone do minimum. Wystawcy budujący stoiska we własnym zakresie (zlecenie zewnętrzne) są zobowiązani do dostarczenia stoiska na teren obiektu w postaci elementów gotowych do zamontowania.
  7. Wykonawca stoiska jest zobowiązany do pozostawienia swobodnego dostępu do urządzeń technicznych, tj. rozdzielni elektrycznych, hydrantów.
  8. Urządzenia prezentowane przez Wystawcę powinny posiadać świadectwa oceny zgodności z wymaganymi normami, dotyczącymi zwłaszcza bezpieczeństwa, a także atesty, o których mowa w przepisach przeciwpożarowych. Powyższe dotyczy również materiałów, z których jest wykonane stoisko.
  9. Wszelkie urządzenia i instalacje elektryczne muszą odpowiadać wymogom Polskiej Normy PN-IEC-60364 oraz powinny być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami „Budowy urządzeń elektroenergetycznych".
  10. Wystawcy są zobowiązani do wyłączania zasilania swojego stoiska każdorazowo przed opuszczeniem stoiska.
  11. Podczas obrad kongresu obowiązuje bezwzględny zakaz spożywania napojów alkoholowych w salach obrad oraz na stoiskach.

IV. ODPOWIEDZIALNOŚĆ / UBEZPIECZENIE / OCHRONA

  1. PTU nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu wystawców, spowodowane przez osoby trzecie, z winy poszkodowanego lub z powodu działania siły wyższej.
  2. Wystawca ponosi odpowiedzialność finansową za szkody w mieniu Centrum Kongresowego, spowodowane działaniem osób pracujących na jego rzecz przy budowie lub demontażu stoiska oraz swoich pracowników będących uczestnikami kongresu.
  3. Opisu i oceny szkody dokonuje przedstawiciel Centrum Kongresowego w obecności przedstawiciela PTU oraz Wystawcy i / lub wykonawcy stoiska, co zostanie potwierdzone w sporządzonym protokole szkody.
  4. Wystawca we własnym zakresie ubezpiecza swoje mienie, stanowiące wyposażenie stoiska.
  5. Wystawca we własnym zakresie ubezpiecza z tytułu odpowiedzialności cywilnej osoby pracujące na jego rzecz przy budowie i demontażu stoiska.
  6. PTU ubezpiecza z tytułu odpowiedzialności cywilnej osoby zarejestrowane jako uczestnicy kongresu.
  7. PTU zapewnia ochronę miejsca obrad i powierzchni wystawienniczej podczas kongresu, tj. w dniach 19-21 czerwca 2017.

V. STOISKO FIRMY - POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

  1. O lokalizacji stoisk decyduje Biuro Kongresowe PTU.
  2. Wystawca może zlecić zabudowę stoiska Polskiemu Towarzystwu Urologicznemu lub firmie zewnętrznej.
  3. W przypadku budowania stoiska przez firmę zewnętrzną Wystawca ma obowiązek:
    • powiadomić o tym Biuro Kongresowe PTU w nieprzekraczalnym terminie 15 kwietnia 2017, a także podać nazwę firmy budującej stoisko i dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za montaż i demontaż stoiska (imię i nazwisko, adres email, numer telefonu),
    • przekazać wizualizację stoiska w nieprzekraczalnym terminie 15 maja 2017 do firmy KOREKT EVET DESIGN (email: korekt@korekt.pl), odpowiedzialnej za oprawę scenograficzną kongresu i nadzór nad powierzchnią wystawienniczą,
    • wykonać instalację elektryczną zgodnie z przepisami „Budowy urządzeń elektroenergetycznych" (PTU sporządzi na podstawie zgłoszonego przez Firmy zapotrzebowania na prąd plan elektryczny i dostarczy prąd na stoisko (do 5kW – bezpłatnie); Firmy podłączają urządzenia znajdujące się na stoisku we własnym zakresie),
    • Firmy, których stoiska będą wymagały podłączenia przyłącza 32 A lub rozdzielni prądu ponoszą koszty przyłączenia ww. urządzeń. PTU wystawi fakturę VAT na podstawie planu elektrycznego zatwierdzonego przez elektryka oraz gospodarza obiektu.
  4. Wysokość zabudowy nie może przekraczać 3 metrów.
  5. Żadne elementy konstrukcyjne, eksponaty, czy dekoracje nie mogą przekraczać przyznanej Firmie powierzchni wystawienniczej ani obowiązującej wysokości zabudowy.
  6. Materiały informacyjne oraz reklamowe dotyczące Firmy i jej działalności mogą znajdować się wyłącznie na stoisku Firmy albo w teczkach kongresowych. Materiały pozostawione w innych miejscach będą usuwane przez obsługę.
  7. Wystawca pragnący zatrudnić osoby do obsługi swojego stoiska (w charakterze hostess / obsługi technicznej) jest zobowiązany do:
    1. uzyskania zgody Biura Kongresowego PTU,
    2. b. nadesłania, najpóźniej w terminie 14 dni przed Kongresem, e-maila zawierającego imię i nazwisko osoby pełniącej rolę hostessy (członka obsługi technicznej).
      Uwaga! Zgłoszenia dokonywane na miejscu nie będą respektowane. Oznacza to, że osoby zatrudnione przez Wystawcę jako hostessy (obsługa techniczna) nie zostaną wpuszczone na teren wystawy firm, jeśli Wystawca nie spełni warunków opisanych powyżej.
  8. Ustala się następujące limity dotyczące liczby hostess obsługujących stoisko firmy:
    1. dla firm, które wykupią od 6 do 20 metrów kwadratowych − maks. 2 osoby,
    2. dla firm, które wykupią powyżej 30 metrów kwadratowych − maks. 3 osoby.
  9. Osoby pełniące rolę hostess mają prawo wstępu wyłącznie na teren powierzchni wystawienniczej.

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Firma chcąca umieścić materiały informacyjne lub reklamowe w teczkach kongresowych musi zawczasu uzyskać akceptację Zarządu Głównego PTU.
  2. Podobną akceptację należy uzyskać w przypadku zamówienia dotyczącego emisji spotu reklamowego podczas obrad kongresu.
  3. Nie zezwala się na organizowanie przez firmę jakichkolwiek imprez towarzyszących (np. spotkania towarzyskie, wycieczki) podczas całego kongresu.
  4. Nie zezwala się na wprowadzanie na teren obiektu własnego cateringu. Firmy pragnące zamówić poczęstunek (kawa, kanapki itd.) powinny kontaktować się w tej sprawie bezpośrednio z gospodarzem obiektu.
  5. Przedstawiciele firm w ramach opłaty kongresowej (fee) mają zagwarantowane następujące świadczenia ze strony PTU:
    • wstęp na obrady,
    • materiały kongresowe,
    • lunche 19-20 czerwca,
    • kolacja w dniu 20 czerwca.
  6. Przekazanie powierzchni wystawienniczej Wystawcy nastąpi pod warunkiem uregulowania przed kongresem wymaganych należności, wynikających z zamówienia lub z  zawartej Umowy.

VII. REZYGNACJA z UDZIAŁU / REZYGNACJA z POZOSTAŁYCH ŚWIADCZEŃ

  1. W przypadku zastąpienia osoby rezygnującej z udziału w kongresie inną osobą (zgłoszoną po 31 marca 2017), stawka opłaty rejestracyjnej będzie naliczana zgodnie z tabelą opłat (patrz tabela poniżej).

    Grupa do 31.03.2017 od 01.04.2017
    do 30.04.2017
    od 01.05.2017
    do 31.05.2017
    od 01.06.2017
    Członkowie PTU* 700 zł 800 zł 850 zł 950 zł
    Członkowie Sekcji Adeptów Urologii* / Studenci kierunków medycznych** 300 zł 400 zł 450 zł 550 zł
    Osoby nie będące członkami PTU, w tym przedstawiciele firm 800 zł 900 zł 950 zł
    Pielęgniarki 250 zł 300 zł
    Osoby towarzyszące*** 250 zł 300 zł


  2. W razie rezygnacji uczestnika i niezgłoszenia w jego miejsce kolejnej osoby obowiązują następujące stawki opłat:
    • rezygnacje zgłoszone w terminie do 15 maja 2017 – opłata w wysokości 50% opłaty rejestracyjnej oraz 50% opłaty za zakwaterowanie.
    • po 15 maja 2017 nie przysługuje zwrot jakichkolwiek kosztów.
  3. Rezygnacja firmy ze stoiska, zgłoszona w terminie 01 kwietnia – 30 kwietnia 2017, skutkuje naliczeniem opłaty w wysokości 40% zamówionego świadczenia. W przypadku rezygnacji ze stoiska w terminie 1 maja – 15 maja 2017 zostanie naliczona opłata w wysokości 60% zamówionego świadczenia, po tym terminie PTU wystawi fakturę opiewającą na 75% zamówionego świadczenia.
  4. Rezygnacja z pozostałych świadczeń w terminie 15 kwietnia – 15 maja 2017 skutkuje naliczeniem opłaty w wysokości 30% zamówionego świadczenia, po tym terminie PTU wystawi fakturę opiewającą na 50% zamówionego świadczenia.
Powrót